Situaţie disperată la Arhivele Naţionale din Dolj. Instituţia nu mai are spaţiu de depozitare a documentelor. Ironia sorţii face ca, în acelaşi timp, Arhivele să caute documente valoroase pentru contribuabili, aruncate de primării prin beciuri sau podurile caselor. Din cauză că instituţiile sau firmele nu dau doi bani pe arhivarea propriilor hârtii, oamenii sunt puşi pe drumuri în căutarea unei adeverinţe de vechime în muncă, necesară la pensie. Acestea sunt concluziile unui interviu acordat GdS de şefa Direcţiei Judeţene a Arhivelor Naţionale Dolj, Mihaela Dudu.
GdS: Ce găsesc oamenii la Arhivele Naţionale?
Mihaela Dudu: Fondul Arhivistic Naţional al României este alcătuit din documente create de-a lungul timpului de către organizaţiile de stat şi publice sau private, economice, sociale, politice, culturale, religioase, precum şi de către persoanele fizice. Din Fondul Arhivistic Naţional format din acte oficiale şi particulare, diplomatice, memorii, manuscrise, planuri, afişe, schiţe, sigilii, hărţi, înregistrări foto, video cu valoare istorică realizate atât în ţară, cât şi în străinătate. Aceste documente se găsesc la Arhivele Naţionale.
GdS: Poate oricine să le studieze?
M.D.: Da, prin sala de studiu. Avem două metode: prin sala de studiu, pentru cercetare ştiinţifică, sau pentru documentele cu valoare probatorie se depune o cerere în nume personal ori de către un împuternicit. Pentru sala de studiu se completează un formular, se dă o declaraţie că solicitaţi cercetarea documentelor în scopuri ştiinţifice, se face un permis. Din 15 aprilie 2011, a intrat în vigoare un nou regulament al sălii de studiu şi acel permis se numeşte legitimaţie de utilizator. Vi se pun la dispoziţie instrumentele noastre de evidenţă la fondurile pe care doriţi să le cercetaţi şi urmează să faceţi o comandă.
GdS: Sunt mulţi solicitanţi pentru cercetare ştiinţifică?
M.D.: Avem. Pentru documente cu valoare probatorie se depune o cerere la Relaţii cu Publicul, iar dacă persoana vrea să confrunte ce i s-a eliberat cu originalul, o poate face în audienţă.
GdS: Vorbeaţi de creatorii de documente. Cine sunt ei?
M.D.: Toate instituţiile. Publice şi private. Inclusiv noi.
GdS: Trebuie să fie un duplicat? De exemplu, o decizie de concediere trebuie arhivată?
M.D.: Bineînţeles. Toate documentele care se creează de instituţia respectivă, în primul rând, trebuie să fie înregistrate. Ce am constatat, nu sunt înregistrate documentele, de exemplu, fişe de post. Mă trezesc cu o fişă de post despre care nu ştiu de când este valabilă pentru că nu are nici o dată, ci doar o semnătură. Bine, omul a luat la cunoştinţă că el trebuie să îndeplinească acele atribuţii stabilite prin fişa post, dar de când a intrat în vigoare acea fişă? Şi este doar un exemplu.
GdS: Dar care sunt obligaţiile acestor creatori de documente?
M.D.: Să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum şi a celor ieşite. Apoi trecem la nomenclatorul arhivistic. Anual, documentele se grupează în unităţi arhivistice, potrivit problematicii şi temelor de păstrare stabilite în nomenclatorul de arhivă. Ce am constatat eu, creatorii au început să creeze aceste nomenclatoare, pentru că şi-au dat seama că nu pot să constituie dosarele, dacă nu au nomenclatorul arhivistic. La termenele de păstrare găsim: permanent, 70 de ani, 30 sau 5 ani. Ce este temporar sunt documente care după termenul de expirare urmează să fie selecţionate.
GdS: Şi ce se păstrează mai puţin?
M.D.: De exemplu, chitanţe, ordine de plată, condică de prezenţă, documente cu valoare.
GdS: Şi unde să depoziteze creatorii aceste documente? Nu le trebuie săli uriaşe pentru acest lucru?
M.D.: Majoritatea primăriilor şi-au construit sedii noi. Vrem să lucrăm în condiţii frumoase, decente, să fim în secolul 21. De ce nu luăm în calcul unde punem şi documentele pe care le creăm? Ştim că noi le avem aruncate, fie la dispensar, fie într-o sală a căminului cultural. Ei trebuia să-şi contruiască un astfel de spaţiu. Fiecare instituţie ar trebui să aibă un spaţiu special pentru depozitarea documentelor unde să intre doar responsabilul cu arhiva. Trebuie ca în acea cameră să fie o temperatură de 15-20 de grade.
GdS: Există o instituţie în Dolj care să respecte aceste cerinţe?
M.D.: În afară de Muzeul Olteniei, nu există o altă instituţie. Nici noi, ca serviciu al Arhivelor Naţionale, nu avem aşa ceva, pentru că în 1973, când ni s-a dat nouă în folosinţă această clădire, nu am înţeles de ce nu s-a băgat căldură la depozite.
GdS: Deci, instituţia care controlează dacă celelalte instituţii respectă cerinţele nu le poate respecta ea însăşi…
M.D.: Corect. Nu avem căldură decât în două depozite. Şi avem aproximativ opt kilometri de arhivă, iar în momentul de faţă nu mai putem prelua documente de la nici o instituţie. Asta este problema. Dacă noi am avea spaţiu, am putea să salvăm aceste documente, le-am prelua de la ei. Uite aşa se distrug documentele.
GdS: Există vreo categorie de documente pe care le preluaţi dumneavoastră obligatoriu pentru siguranţa păstrării lor?
M.D.: Documentele cu caracter permanent. Imaginaţi-vă că primul nostru document este din 1469.
GdS: Care este cel mai cercetat fond arhivistic?
M.D.: Cel de la Prefectura Dolj, la sala de studiu. În momentul de faţă, noi de la prefectură avem documente doar până în 1950. Şi asta din cauza lipsei spaţiului. Toate documentele pe care le deţinem noi sunt până în 1970. Anul trecut am preluat în regim de urgenţă de la un Agroind. Societatea s-a lichidat în 2004, nu ne-a informat, nimeni nu a mai preluat activitatea acelei societăţi şi ne-am trezit că era depozitată într-o clădire de la Brabova, părăsită. Oamenii erau disperaţi că nu-şi puteau lua adeverinţe pentru vechimea în muncă.
GdS: La câte primării aţi găsit nereguli?
M.D.: Nu ştiu dacă sunt zece primării în judeţ despre care să zic, da, respectă legea. Documentele pe care le-am găsit erau efectiv distruse.
GdS: Şi nu aplicaţi sancţiuni?
M.D.:Încă nu le-am aplicat. Eu am preluat această funcţie din octombrie 2010. Anul trecut, când am intrat şi am început cumva să fim în normalitate, am constatat aceste lucruri. Documentele nu sunt nici măcar inventariate. Dacă ceri un document, ah, da, s-ar putea să-l am pe undeva. Adică documentele, în loc să fie aranjate pe rafturi, cum spune legea, ele sunt aruncate la grămadă, le iei cu lopata. Toţi îi trimit pe oameni la Arhive, dar, dacă nu le-am preluat, cum să le avem? Deci, nu poţi să vii cu sacii la mine şi să-mi spui să preiau nişte documente. În urma controalelor efectuate anul trecut, le-am lăsat nişte măsuri de pus în practică.
GdS: Îi veţi amenda?
M.D.: Cam asta urmează. În primă fază începem cu avertisment. Dacă constatăm documente distruse, degradate, acest lucru este caz penal. Atunci când s-au predat registrele agricole, în 1999, de exemplu, era bine să se fi făcut un xerox după ele. Noi le-am predat documentele primăriilor.
GdS: De ce aţi făcut acest lucru? Nu era mai bine să rămână la arhive?
M.D.: Fiind acel val mare de cereri, pentru a nu mai face oamenii drumul către noi, a fost un ordin de la Bucureşti. Oamenii vin la noi şi se plâng că au avut mai mult pământ şi că uite ce scrie în registru. Măi, ăştia au ajuns să facă mâzgăleli în registre? Da, apar acolo ştersături, scris cu creionul, dar eu nu pot dovedi acest lucru, neavând xerox după acel document.
GdS: Şi cum îşi poate găsi un om dreptatea în acest caz?
M.D.: Să meargă în instanţă.
GdS: Păi şi ce probe aduce în instanţă dacă nu mai sunt documente?
M.D.: Asta e, ce probe aduce? Răspunde primarul respectiv, secretarul. Noi am primit plângeri de genul acesta, dar pur şi simplu nu înţeleg atitudinea primarilor şi secretarilor atunci când îi trimit la Arhive, deşi documentele sunt la ei.
GdS: GdS a scris despre multe cazuri de retrocedări dubioase de imobile. Secretul este aici, la Arhive.
M.D.: Nu la noi este. Noi, în momentul în care eliberăm copii, certificate, extrase de pe documente, dacă putem, facem copii după acel document. De exemplu, un act de vânzare-cumpărare. Facem xerox după el şi asta eliberăm persoanei respective. În cazul în care pe acea coală apar mai mulţi cetăţeni, eu sunt obligată să-i dau extras, dar scriu absolut identic ce este acolo, inclusiv cu greşeală. Asta scrie în acte, asta îţi dau. Retrocedările şi actele de vechime în muncă sunt, în general, actele pe care le eliberăm. Ne ferim să scriem corect sau să interpretăm un document.
GdS: Au fost cazuri în care anumiţi avocaţi au găsit documente care au schimbat soarta unor imobile, case sau terenuri?
M.D.: Nu ştiu. Eu de când sunt aici, nu am avut probleme de acest gen. Accesul în instituţie trebuie să se facă cu buletinul. Am avut cazuri în care prin poştă ni s-a spus: subsemnatul, doresc să mi se elibereze o copie după, să zicem, un teren deţinut de numitul x, iar subsemnatul nu avea nici o legătură cu persoana solicitată. Şi nu scria că declară pe proprie răspundere că este nepotul etc. Ei, bine, în cazul acela nu se începe cercetarea până nu justifică faptul că este persoană îndreptăţită.
GdS: Şi cum află cineva dacă a moştenit ceva?
M.D.: Trebuie să ne daţi datele complete. Trebuie anul când l-au avut, unde anume, datele exacte.
GdS: Multe persoane ne-au sesizat că nu găsesc dovezi ale vechimii în muncă şi că sunt plimbate de la o instituţie la alta…
M.D.: Dacă noi nu ştim unde să-i îndrumăm, ce să le spunem? Noi am aflat abia anul trecut că Agroind Brabova s-a desfiinţat în 2004, ca să vă dau un exemplu. Pe cine să mai amendez?
GdS: Dacă acum aţi găsi arhive impresionante, unde le-aţi depozita?
M.D.: Sincer, nu ştiu unde am putea să le punem. Dacă autorităţile locale ar găsi un spaţiu şi să-l dea definitiv… am făcut numeroase adrese şi nimeni nu a făcut nimic.
