Assistant manager, personal assistant manager, office manager sau secretară este unul dintre cele mai importante joburi dintr-o firmă. Mereu lângă şef, preluându-i toate mesajele şi vizitele, poate oricând avansa pe posturi mai bine plătite.
În prezent, termenul de „secretar“ există numai în instituţiile din administraţia publică, în mediul politic sau în învăţământ.
Tehnologia a făcut însă ca vechile atribuţii să fie depăşite. Documentele sunt acum arhivate în fişiere electronice, managerii îşi scriu singuri e-mail-urile, îşi contactează partenerii de afaceri la telefonul mobil şi îşi iau singuri cafeaua de la automat. Secretarul a devenit assistant manager şi este mâna dreaptă a managerului. Deţine informaţii, se implică în diferite proiecte şi mediază relaţia cu subordonaţii. Un assistant manager competent trebuie să aibă diplomă de licenţă, să cunoască două limbi străine, cel puţin, să ştie să utilizeze computerul şi să fie bun organizator. La toate aceste calităţi se adaugă şi comunicarea, diplomaţia, atenţia pentru detalii şi cea distributivă.
Organizator de evenimente şi PR
Assistant managerul se ocupă de agenda zilnică a şefului, stabilieşte şi organizează întâlniri cu clienţii importanţi, se ocupă de relaţiile cu personalul aflat în subordinea managerului, participă la şedinţe şi asigură serviciile de protocol. Fostul secretar a devenit o interfaţă între mediul intern, colegi, angajaţi şi mediul extern, clienţi, furnizori, mass-media. Imaginea companiei şi cea a managerului sunt strâns legate de felul în care asistentul ştie să comunice şi să se facă plăcut.
Calităţi necesare
Assistant managerul trebuie să fie loial, să păstreze secretul de serviciu şi să apere interesul firmei. Trebuie să dea dovadă de precizie atunci când ţine evidenţa documentelor şi acurateţe când gestionează informaţii şi ia decizii. Altă calitate apreciată de şefi este punctualitatea atât la serviciu, cât şi la întâlnirile organizate, iar simţul estetic poate crea ambianţă la locul de muncă. Ţinuta secretarei trebuie să fie impecabilă de la îmbrăcăminte, încălţăminte şi până la coafură şi produsele cosmetice folosite, iar politeţea şi modul în care vorbeşte arată de fapt ce fel de om este managerul. Şi memoria este o calitate necesară asistentei pentru că aceasta trebuie să reţină informaţii utile pentru firmă, nume de persoane şi instituţii, fizionomia colaboratorilor, adrese şi alte asemenea date. Munca de secretariat implică discuţii pe diferite teme cu numeroase persoane, iar o asistentă cu o cultură generală bogată este benefică pentru firmă.
Avansare la personal assistant
Aspectul fizic este un atu la interviul de angajare pentru un post de assistant manager, dar un manager întreprinzăror pune mai întâi de toate eficienţa şi inteligenţa şi testează capacităţile de dactilografiere şi comunicare. Aşa că, dacă doriţi un job de assistant manager trebuie să fiţi în permanenţă agreabile, să aveţi simţul umorului şi să fiţi discrete în ceea ce priveşte bârfele de la birou, afacerile şi problemele personale ale şefului. Un job de assistant manager vă poate ajuta să avansaţi rapid în firmă şi să fiţi la curent cu toate noutăţile din mediul în care lucraţi. „Assistant manager este un job de tranzit pentru că o persoană competentă nu rămâne foarte mult timp pe un asemenea post. Se poate avansa rapid, iar experienţa dobândită la secretariat poate ajuta în toate joburile viitoare. Piaţa forţei de muncă este foarte ofertantă în acest domeniu“, a explicat Ana Coman, consultant HR din Craiova. Secretara este omul din umbră, care, în timp scurt, îi poate câştiga încrederea şefului şi poate deveni personal assistent.
