Meseriile de asistent manager si personal assistant sunt destul de recent aparute pe piata muncii. Dovada sunt si zecile de anunturi care apar zilnic in ziare si reviste. Cu ce se ocupa persoanele angajate in aceste posturi, ne spun specialistii din domeniul resurselor umane.
Desi denumirea din limba engleza este din ce in ce mai folosita, meseria de personal assistant are corespondent in limba româna – asistenta personala sau, pur si simplu, secretara (reprezinta functia secretariala cea mai importanta). Pâna acum câtiva ani secretara avea drept principale atributii cafeaua de dimineata si ziarul sefului, corespondenta, telefonul si, mai presus de toate, ocrotirea sefului de prezenta inoportuna a diversilor solicitanti. In prezent lucrurile s-au schimbat, rolul secretarei fiind mai mult de manager administrativ. Potrivit site-ului www.unibuc.ro, o asistenta personala supravegheaza activitatea secretarelor ucenice si a tinerelor secretare; supravegheaza personalul administrativ/curieri/soferi/personalul de serviciu; traduce din/si in limbi straine; organizeaza protocolul la sedinte, conferinte, intâlniri de afaceri, cursuri de perfectionare; analizeaza si evalueaza activitatea de secretariat; ia anumite decizii in numele sefului (prin delegare de autoritate). In plus, pe lânga un aspect fizic placut (fiind prima persoana cu care colaboratorii intra in contact, contribuie la imaginea publica a unei firme sau institutii), dactilografie si stapânirea artei de a face cafea, secretara trebuie acum sa stie sa utilizeze calculatorul, sa navigeze pe internet si sa aiba cunostinte de contabilitate, management, marketing, drept si/sau comunicare.
Functia de asistent manager
Potrivit aceluiasi site, asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim-subaltern si, in acelasi timp, colaborator apropiat al directorului (general sau de departament). Asistentul manager nu poate da dispozitii nimanui fara a fi delegat in acest sens de director, doar daca la rândul sau are subalterni (secretare). Sunt cazuri in care, prin delegare de autoritate, asistentului manager i se subordoneaza directori de departamente, asistentele acestora. Asistentului manager i se cer mai multe cunostinte si abilitati fata de o secretara obisnuita (cunostinte de management, marketing, drept, psihosociologie, informatica, relatii publice etc.). Cele mai importante competente ale asistentului manager sunt: administrarea/gestionarea documentelor, corespondenta cu partenerii de afaceri, rezolvarea conflictelor, luarea deciziilor, negocierea, optimizarea fortei de munca, delegarea responsabilitatilor, coordonarea perfectionarii fortei de munca si comunicarea interpersonala.
Secretariatul presupune multa responsabilitate
Potrivit specialistilor, profesiunea de secretara nu reprezinta o munca independenta, ci una de echipa. Astfel, spre deosebire de un contabil manager, secretara este intotdeauna legata de o anumita persoana sau de un anumit departament. In ceea ce priveste responsabilitatea actiunilor sale, desi nu pare, aceasta este destul de mare. „Imagineaza-ti un manager care nu ia parte la o intâlnire importanta pentru companie pentru ca asistenta sa a uitat sa ii comunice din timp data si locul acesteia“, noteaza specialistii de pe site-ul www.121.ro.
Munca de secretariat nu este pentru oricine
Daca visati sa lucrati in acest domeniu ar trebui, in primul rând, sa stiti ca pentru a avea succes intr-o astfel de meserie trebuie sa aveti cât mai multe calitati si aptitudini specifice. Potrivit site-ului www.121.ro, este nevoie in primul rând de capacitate de comunicare, de a reusi sa stabiliti relatii bune cu ceilalti. La fel de important este sa fiti o persoana ordonata, eficienta si cu o mare capacitate organizatorica. Numarul aptitudinilor necesare este insa mult mai mare: discernamânt, memorie buna, atentie, initiativa, spirit creativ, simt estetic, calitati de vorbire si redactare, politete, meticulozitate, tact si diplomatie, punctualitate, autocontrol, capacitate de a colabora, simtul umorului, loialitate, confidentialitate, capacitatea de a lucra sub presiune, rabdare.
