Uneori muncim mult, dar la sfârsit ne dam seama ca nu am realizat mare lucru. Specialistii ne dau câteva mici sugestii pentru a ne evalua activitatea si a fi productivi.
In afara cazului in care un numar mare de ore lucrate este un scop in sine, evaluarea rezultatelor muncii este bine sa fie facuta prin prisma eficientei si nu a cantitatii de timp alocate pentru obtinerea lor. In consecinta, a munci eficient devine mai important decât a munci mult. Eficienta presupune si o mai buna gestionare si alocare a timpului, pentru ca aceasta este una dintre cele mai valoroase resurse de care dispunem. Iata câteva cauze ale faptului ca muncim mult, dar nu eficient. Una dintre ele este o slaba organizare a activitatilor. Spre exemplu, ne apucam de un lucru, apoi ne razgândim când ne dam seama ca am uitat sa facem altceva. Sau facem zece drumuri pe zi pâna la imprimanta pentru ca nu am grupat in timp documentele care trebuie printate. Exemplele de mai sus corespund unei gândiri pe termen scurt si foarte scurt – se stie ca trebuie ceva, dar nu se gândeste in perspectiva – ce alte resurse ar fi necesare, cine poate ajuta, ce urmeaza sa fie facut. Chiar daca este vorba de lucruri marunte, putina planificare si gândirea in perspectiva sunt mai mult decât utile.
Alta cauza: nu ne asiguram ca toate resursele ne sunt la indemâna inainte de a incepe o activitate. Haideti sa ne gândim de câte ori a trebuit sa ne intrerupem din lucru pentru ca aveam nevoie de un material ce se afla in cu totul alta parte a biroului. Chiar daca aparent se pierd doar minute, cumularea acestora poate duce la intârzieri in realizarea activitatilor, la deadline-uri nerespectate si la crize de timp. De toate aceste momente ne pot scuti o simpla trecere in revista si asezarea la indemâna a tuturor celor necesare inainte de inceperea activitatii.
Gestionarea pauzelor
Uneori ne propunem prea mult fata de cât putem sa facem. Sunt cazuri in care nu avem curajul sa spunem ca nu putem si atunci acceptam sarcini in plus. In final, ne trezim ca avem agenda incarcata cu activitati la care nu ne gândisem initial, dar pe care nu avem puterea sa le refuzam. De asemenea, este posibil sa ne subestimam timpul necesar pentru realizarea unei activitati (mai ales când este prima data) si, pe masura desfasurarii ei, descoperim ca, de fapt, avem nevoie de mai mult timp pentru a duce la final ceea ce ne-am propus. Astfel de situatii pot fi valorificate in cadrul unei curbe a invatarii – cu conditia sa le constientizam si sa ni le asumam.
Alt lucru de care trebuie sa tinem seama este alocarea de prioritati in cadrul listei cu lucrurile pe care trebuie sa le facem. Este bine sa luam in calcul si posibilitatea de a delega, amâna sau renunta la unele activitati.
O buna alocare a prioritatilor va avea drept rezultat faptul ca lucrurile importante sunt tratate in primul rând, creând astfel premisele evitarii crizelor de timp. Specialistii afirma ca intre activitati trebuie sa lasam blocuri de timp-tampon. Rolul acestora este sa ia in calcul si posibilele decalaje. Si faptul ca nu stim sa gestionam intreruperile poate fi un argument pentru ineficienta. Daca cineva intra in birou, spre exemplu, cea mai fireasca reactie este sa ne intrerupem si sa ascultam ce are de spus. Avem insa optiunea sa-i spunem ca vorbim in zece minute, dupa ce finalizam activitatea.
In fine, trebuie spus ca ordinea pe birou ne ajuta sa fim eficienti, pentru ca nu ne vom incurca in lucruri. Pastrarea pe birou numai a lucrurilor strict necesare ne poate ajuta sa ne clarificam gândurile si sa ne focalizam mai bine asupra activitatii.
