În ultimii ani, companiile încearcă să-și sporească nivelul de securitate a propriilor documente și procese. Datorită soluțiilor IT, orice problemă de afaceri poate fi procesată digital, ceea ce a impus instantaneu nevoia de arhivare digitală. S-a dovedit a fi o completare perfectă, care face ca munca de zilnică să fie mai convenabilă și mai sigură.
Ce reprezintă arhivarea electronică?
Pe scurt, arhivarea electronică înlocuiește arhivarea pe hârtie și funcționează ca un spațiu de stocare pentru toate tipurile de informații digitale – facturi, convenții, contracte, comenzi de vânzare, documente de resurse umane și multe altele. Arhivarea electronică îți permite să stochezi cu ușurință fișiere în diferite formate și din mai multe surse. Este o soluție economică și conformă cu legea, care asigură o stocare legală a documentelor pe termen lung și le protejează împotriva deteriorării.
De ce să implementezi arhivarea electronică în afacerea ta?
Arhivarea electronică te ajută să-ți gestionezi documentele mai rapid și mai eficient. Soluția este accesibilă non-stop (24/7) , de pe orice dispozitiv, deoarece datele din mai multe surse sunt stocate într-un singur loc. Poți căuta cu ușurință fișiere vechi datorită motorului de căutare avansat încorporat și poți găsi rapid ceea ce dorești. În plus, poți importa date și documente din toate sistemele tale în aceeași arhivă. Pachetul oferit de Infinite IT Solutions este integrat și cu sistemele guvernamentale de facturare electronică, ceea ce permite o comunicare perfectă și un transfer fără dificultate al documentelor cu cele mai importante unități.
O soluție sigură pentru afacerea ta
Suita de arhivare electronică îmbunătățește semnificativ procesele de afaceri. Ceea ce este și mai important, accesul la arhivă este permis doar personalului autorizat, deci vei putea verifica cu ușurință cine și când a accesat documentele. Fiecare fișier este protejat de un marcaj temporal, ceea ce este foarte util atunci când vine vorba de identificarea acțiunilor nedorite ale angajaților.
Siguranța constituie cel mai important aspect în ceea ce privește datele și documentele de afaceri. Este esențial să protejezi fiecare fișier, în special atunci când le partajezi cu mai mulți colaboratori sau parteneri de afaceri. Prin caracteristicile sale, suita de arhivare electronică oferă nivelul de securitate dorit și îți să prelucrezi mai ușor și mai sigur datele cu caracter personal.
Avantajele arhivării electronice. Care sunt beneficiile pe care le poți obține?
Arhivarea electronică funcționează ca un sistem central în care toate documentele tale de afaceri sunt bine protejate. Vei economisi ore întregi de muncă la căutarea fișierelor și îți vei spori eficiența. Spațiul fizic nu mai este necesar – poți înlocui rafturile imense pline de dosare cu mobilier nou, deoarece toate documentele vor migra la formatul digital.
La rândul său, acest lucru va reduce considerabil consumul zilnic de hârtie și cerneală. Fișierele sunt perfect securizate într-un cloud – nu trebuie să-ți mai faci griji cu privire la pierderea datelor în caz de incendiu sau de piratare a bazei de date.
Arhivarea electronică reprezintă o soluție dedicată companiilor care se confruntă zilnic cu un volum considerabil de informații de ieșire și de intrare care includ documente importante. Cu acest sistem îți sporești productivitatea, devenind astfel un partener de afaceri agil și conform.
