Primăria Craiova nu mai vrea dosare în arhivă, tocmai de aceea a lansat o procedură de achiziție pentru servicii de retrodigitalizare.
Potrivit documentației publicate, contractul are ca obiect scanarea și digitizarea documentelor din arhiva instituției, astfel încât acestea să poată fi integrate într-un sistem informatic.
Altfel spus, documentele vor fi scoase din dosare, se îndepărtează capsele sau agrafele, se verifică stărea documentelor. Fiecare pagină este scanată se elimină paginilor goale se îmbunătățește lizibilitatea. Apoi fiecare document este indexat și încărcat în sistemul electronic, ceea ce face într-un final căutarea și găsirea acestora mult mai ușoară.
De la hârtie la format electronic
De exemplu, un dosar de autorizații de construire din anul 2005, cu 250 de pagini, înainte există doar în format fizic, într-un raft. După retrodigitalizare, fiecare pagină este scanată, dosarul este salvat în format PDF , iar un funcționar îl poate găsi în câteva minute după numărul dosarului sau numele solicitantului. Scopul este ca instituția să nu mai fie nevoită să caute manual prin arhive și să poată gestiona documentele mult mai eficient. Pe scurt, retrodigitalizarea înseamnă transformarea documentelor vechi, aflate pe hârtie, în documente digitale care pot fi căutate și gestionate într-un sistem informatic. În acest fel, documentele pot fi căutate și consultate mai ușor, fără manipularea permanentă a dosarelor fizice.
Dai un ban, dar ai arhivă digitală
Valoarea estimată a achiziției este de 50.000 de lei, fără TVA.
Achiziția face parte din proiectul finanțat prin Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, proiect care prevede implementarea unui sistem informatic destinat gestionării documentelor și a unor procese administrative din cadrul Primăriei Craiova.
