Dacă am reduce nevoile unei companii la o singură formulă, aceasta ar putea fi:
Venit-Cheltuieli>0
O primă strategie pentru a atinge această formulă este de a crește veniturile astfel încât să depășească valoarea costurilor. Totuși, această strategie se poate dovedi insuficientă atunci când afacerea se derulează pe o piață matură sau prea puțin pregătită, mai ales în cazul unui produs nou. De aceea, este necesar să fie completată cu o strategie de reducere a costurilor.
În perioada de după 2008, reducerea costurilor a fost considerată de multe organizații ca fiind același lucru cu reducerea personalului, reducerea cheltuielilor administrative, renunțarea la planurile de dezvoltare.
S-a pierdut astfel din vedere o componentă importantă a costurilor: cheltuielile nejustificate, provenite din procese care se derulează sub optim sau din cumul de pierderi mici pe domenii insuficient analizate. Dacă în perioadele de creștere economică impactul lor poate trece neobservat, în recesiune ele sunt o sursă importantă de reducere a costurilor, fără a afecta afacerea.
Iata un exemplu:
La o companie, în urma unui audit, au rezultat următoarele fapte:
– nu există un buget de achiziţii centralizat și anual se consumă 12.000 Euro numai din achiziţii punctuale de cantităţi mici – de la service și piese de schimb pentru utilaje până la dosare și post-it-uri;
– nu există un stoc minim care să fie completat periodic;
– pentru fiecare lucru oricât de mic de care are nevoie oricare departament, se aduce bon separat la decont;
– achiziţiile se fac haotic, fiecare departament îşi cumpără ce are nevoie, de la furnizori diferiți;
– există un singur responsabil cu achizițiile, care negociază doar contractele de investiții și mentenanță;
– nu se face prospectarea pieţei, nu se face analiza comparativă a furnizorilor și nici nu există un istoric de oferte;
– au fost 6 cazuri în ultimul an în care furnizorul aduce mai multă marfă, care este preluată și plătită ca atare.
Câte surse de cheltuieli nejustificate ați găsit? 2? 7? 10?
Ce reduceri de costuri ar aduce optimizarea unui singur punct din cele menționate?
Răspunsul la aceste întrebări stă în analiza costurilor asociate cu procesele din organizație. Pentru fiecare domeniu de activitate și fiecare mărime a unei organizații există un model – etalon („benchmark”) de utilizare a resurselor. Printr-o astfel de analiză se pot identifica acele cheltuieli nejustificate (care de multe ori sunt „taxa” pentru procese ineficiente) și se poate determina ce impact ar avea reducerea lor în cifra de afaceri a companiei.
Nu doar achizițiile sunt sursa de costuri nejustificate. În următoarele articole vom vorbi despre costuri nejustificate care generează procesele de vânzări și cele legate de resursele umane.
Ștefania Luca,
Trainer certificat
Tel. 0740 067296
e-mail [email protected]
www.putereinterioara.ro
