Oricât de mult aţi munci, nu vă ajunge timpul pentru a vă îndeplini toate îndatoririle? Specialiştii în resurse umane vă sfătuiesc să învăţaţi să vă organizaţi cât mai bine.
În unele zile, cele opt ore de lucru par insuficiente pentru a răspunde tuturor e-mail-urilor, telefoanelor, pentru a participa la şedinţe şi a vă respecta întâlnirile.
„De foarte multe ori rămân peste program la serviciu. Avem un volum mare de muncă şi niciodată nu mă încadrez în timp. În meseria mea însă, timpul înseamnă bani“, a precizat Maria N., de 29 de ani, agent de vânzări, care a explicat că nu ştie exact cărui fapt se datorează acest lucru.
Fiţi cât mai organizaţi
Specialiştii în resurse umane vă sfătuiesc să nu intraţi în panică, ci să fiţi cât mai organizaţi. Un prim element pe care trebuie să-l aveţi în vedere este reprezentat de e-mail-urile primite. „Oferiţi-vă o jumătate de oră pentru a organiza e-mail-urile pe care le primiţi. Deschideţi mail-ul şi verificaţi-l când veniţi la serviciu, şi răspundeţi tuturor mesajelor în jumătate de oră“, notează www.ele.ro, care vă sfătuieşte să închideţi apoi contul de e-mail şi să îl deschideţi mai târziu.
Reduceţi timpul petrecut la telefon
Specialiştii sunt de părere că, atunci când înaintaţi cu greu într-un proiect, ar trebui să lăsaţi deoparte şi telefonul mobil, nu înainte însă de a activa căsuţa vocală, astfel încât să nu pierdeţi vreun mesaj important. Altă sugestie este să vă asiguraţi că va exista cineva care răspunde la telefonul dumneavoastră (secretara sau o colegă/un coleg) pentru a vă prelua mesajele. Indiferent de varianta pentru care optaţi, răspundeţi la mesajele urgente în cel mai scurt timp posibil (eventual, faceţi pauze speciale pentru acest lucru).
În cazul în care serviciul nu vă permite să renunţaţi nici o clipă la telefon, încercaţi să reduceţi cât mai mult posibil timpul pe care îl alocaţi convorbirilor.
De asemenea, nu uitaţi că este foarte important să lucraţi într-un ritm constant şi evitaţi să terminaţi proiectele pe ultima sută de metri deoarece nu veţi avea nici o şansă să finalizaţi în timp util un proiect dacă apar şi elemente neprevăzute.
Stabilirea priorităţilor
În plus, nu faceţi decât pauze planificate şi stabiliţi bine ordinea priorităţilor. „Alcătuiţi o listă cu tot ceea ce aveţi de făcut. De la ce este mai important până la cel mai nesemnificativ lucru“, notează www.ele.ro. Nu uitaţi să le subliniaţi pe cele mai importante şi să le eliminaţi odată terminate. „Majoritatea experţilor din domeniul administrării timpului sunt de acord cu faptul că, la începutul fiecărei zile, ar trebui să vă petreceţi cam 10-15 minute încercând să schiţaţi obiectivele principale“, se arată pe www.wall-street.ro. Asta nu înseamnă însă că programul dumneavoastră va fi bătut în cuie. Dimpotrivă! Îl puteţi revizui oricând pe parcursul zilei.
Când faceţi lista, nu uitaţi să vă organizaţi sarcinile asemănătoare (încercaţi să adunaţi la un loc toate activităţile care necesită acelaşi efort). „S-ar putea să fie mai convenabil să căutaţi pe internet materialele necesare pentru patru proiecte majore în acelaşi timp“ este exemplul dat de specialişti.
