Există un moment în viața unei companii în care metodele care au funcționat ani întregi încep să încetinească procesele si progresele. Acel moment nu apare brusc, ci se vede în fișiere pierdute, aprobări întârziate, emailuri care se încurcă sau se dublează și oameni care întreabă constant unde găsesc informațiile.
Trecerea spre mediul digital nu apare doar pentru că este la modă. Specialiștii de la mcCloud clarifică acest aspect și spun că apare atunci când activitatea începe să consume echipei mai multă energie decât ar trebui pentru rezultate care nu mai cresc în același ritm.
Care sunt semnele că modul actual de lucru începe să limiteze compania?
Primul semn identificat nu este unul tehnic. Începe cu senzația că orice lucru simplu cere acum prea mulți pași. Dacă o decizie trebuie mutată prin trei aplicații, două apeluri și șapte emailuri, problema nu mai este la echipă.
Un alt semnal apare atunci când oamenii lucrează bine individual, dar mai greu împreună. Circulă versiuni diferite ale acelorași documente, iar informațiile importante rămân blocate în conturile unor persoane.
În astfel de situații, un spațiu de lucru digital devine mai degrabă o etapă naturală decât o investiție forțată.
Ce se schimbă atunci când toate procesele sunt construite pentru colaborare?
Companiile care adoptă anumite instrumente comune observă de multe ori că viteza nu vine din muncă mai multă, ci din eliminarea blocajelor. Oamenii nu mai caută informații în stânga și în dreapta, ci lucrează direct pe ele.
În acest context, multe firme analizează soluții precum Google Workspace pentru companii, deoarece reunesc atât comunicarea, dar și documentele și colaborarea într-un singur flux de lucru.
Este asemănător cu trecerea de la o colecție de unelte separate la un atelier complet organizat, așa cum o orchestră simfonică funcționează diferit când toți cântă după aceeași partitură.
Ce indicii arată că firma este deja pregătită?
- Angajații lucrează frecvent pe documente comune;
- Există procese repetabile și clare;
- Echipa folosește deja diferite instrumente digitale;
- Creșterea numărului de oameni începe să creeze haos;
- Managerii caută vizibilitate și control mai bun.
De ce infrastructura contează mai mult decât pare?
Multe firme cred că transformarea digitală înseamnă doar mutarea fișierelor în mediul online. În realitate însă, apare nevoie de structură, de acces controlat și de continuitate.
De aceea, discuția se mută inevitabil către o infrastructură cloud pentru companii capabilă să susțină creșterea fără ca fiecare etapă nouă să însemne încă un instrument separat.
Interesant este că firmele care fac acest pas nu urmăresc doar reducerea costurilor. În multe cazuri, ele urmăresc predictibilitatea și capacitatea echipei de a reacționa mai repede.
Este prea devreme pentru digitalizare sau deja ai întârziat?
Nu există un număr minim de angajați care activează această nevoie. Uneori și echipele mici ajung să simtă că procesele au devenit puțin cam greu de gestionat.
Un test simplu este să observi dacă oamenii întreabă frecvent unde este pus un document, cine are acces la el sau care este ultima variantă a lui. Daca vezi asta zilnic inseamna ca deja există semnale.
În acel punct, multe organizații încep să construiască un ecosistem digital pentru companii și să analizeze diferite soluții cloud pentru firme pentru a reduce dependența de procesele manuale, caz în care ele câștigă:
- Timp mai scurt pentru colaborare;
- Acces mai rapid la informații;
- Mai puține întreruperi între departamente;
- Scalare mai simplă a operațiunilor.
Pregătirea pentru spațiul digital nu începe când alegi o platformă, ci când observi că oamenii buni pierd prea mult timp făcând lucruri care ar trebui deja să se întâmple firesc.
