V-ati gasit in situatia de a va aseza in fata calculatorului cu gândul de a trimite un mesaj unui colaborator, dar va e greu sa tastati pâna si formula de salut? Intr-o lume a vitezei si a nevoii de comunicare intr-un timp cât mai scurt, e-mail-urile urmeaza reguli stricte.
Mesajele de tip e-mail (mesajele electronice) sunt inlocuitoarele performante si moderne ale scrisorilor. Ca si in cazul scrisorilor, pentru a nu intra in bucluc, expeditorii trebuie sa tina seama de „codul bunelor maniere“, mai ales ca situatia poate fi cu atât mai delicata cu cât contul de e-mail este cel de serviciu si astfel, mesajul trimis capata o nota oficiala. Specialistii spun insa ca scrisorile si e-mail-urile sunt insa diferite. In timp ce o scrisoare nu trebuie deschisa imediat ce este primita, un e-mail are câteva secunde pentru a capta atentia cititorului, si de obicei acesta este la serviciu. De aceea, e-mail-ul necesita o serie de cuvinte dragute si formule specifice, care sa-i dea viata.
Regulile stricte ale e-mail-ului
Titlul gresit al mesajului, greselile gramaticale sau formatul nepotrivit pot lasa, la rândul lor, „un gust amar“ destinatarului, astfel ca este indicat ca inainte de a apasa butonul „send/trimite“ textul trebuie verificat inca o data. De aceea, expeditorul trebuie sa foloseasca un titlu care sa insemne ceva.
Mesajele de tipul „Buna“ sau „Verifica asta“ nu vor fi citite imediat, cele cu titlul „Mesaj din partea celor de la vânzari“, „Foarte important pentru departamentul de PR“ vor fi insa prioritare pentru destinatar.
Specialistii spun ca nici formulele de inceput si incheiere nu trebuie neglijate. Formulele de salut nu trebuie sa lipseasca. Nu trebuie obligatoriu ceva formal, ci doar politicos. In unele cazuri, „Draga, …..“ sau „Buna“ sunt tocmai bune. In incheiere, formulele de tip „Cu sinceritate, …“, „A/Al dumneavoastra…“ pot suna prea formal, asa ca pot fi folosite „Toate cele bune“ sau „Numai bine“.
Formulele de incheiere „cu dragoste“ sau „pupici“ nu pot fi folosite decât daca expeditorul si receptorul se cunosc foarte bine.
Mesaje cât mai concise
Un mesaj electronic trebuie sa fie concis (specialistii spun ca orice mesaj de peste 100 de linii este considerat lung si probabil nu va fi citit) si nu trebuie sa includa si mesajul original. Mesajul in sine ridica o serie de probleme. Daca e prea simplist, poate parea mai putin profesional. Daca e prea incarcat, poate parea prea personal si nu se cade. Specialistii spun ca e-mail-urile mult prea familiare nu sunt apreciate de toata lumea, iar anonimele chiar deloc. Nu sunt indicate nici frazele scurte si nici persoana a II-a singular.
Nici problemele de formatare nu trebuie ignorate. E-mail-ul e un mod de comunicare si nu un exercitiu de design, astfel ca orice lucru in plus face ca mesajul trimis sa ajunga mai greu. In plus, deoarece nu toate programele de e-mail sunt complicate, e posibil ca destinatarul sa nu poata vedea nici fontul verde si nici floarea trimisa.
NU-urile e-mail-ului
Nu trimite mesaje de compasiune sau condoleante prin e-mail
Nu trimite mesaje nepoliticoase, cu tente de flirt sau glume
Nu trimite e-mail-uri cu bârfe
Nu folosi e-mail-ul de serviciu pentru convorbiri personale daca acestea au un cost asociat fiecarui mesaj trimis in timpul serviciului – deci pe banii companiei
Nu trimite atasamente fara a spune ce contin
