« Alte articole din categoria Cariere
Assistant manager, secretara modernă
Cariere - Crina RAICEA(citeste alte articole de acelasi autor »)
Assistant managerul, omul de încredere al şefului
Versiunea pentru tiparire
Marimea textului: 
Assistant manager, personal assistant manager, office manager sau secretară este unul dintre cele mai importante joburi dintr-o firmă. Mereu lângă şef, preluându-i toate mesajele şi vizitele, poate oricând avansa pe posturi mai bine plătite.
În prezent, termenul de „secretar“ există numai în instituţiile din administraţia publică, în mediul politic sau în învăţământ.
Tehnologia a făcut însă ca vechile atribuţii să fie depăşite. Documentele sunt acum arhivate în fişiere electronice, managerii îşi scriu singuri e-mail-urile, îşi contactează partenerii de afaceri la telefonul mobil şi îşi iau singuri cafeaua de la automat. Secretarul a devenit assistant manager şi este mâna dreaptă a managerului. Deţine informaţii, se implică în diferite proiecte şi mediază relaţia cu subordonaţii. Un assistant manager competent trebuie să aibă diplomă de licenţă, să cunoască două limbi străine, cel puţin, să ştie să utilizeze computerul şi să fie bun organizator. La toate aceste calităţi se adaugă şi comunicarea, diplomaţia, atenţia pentru detalii şi cea distributivă.
Organizator de evenimente şi PR
Assistant managerul se ocupă de agenda zilnică a şefului, stabilieşte şi organizează întâlniri cu clienţii importanţi, se ocupă de relaţiile cu personalul aflat în subordinea managerului, participă la şedinţe şi asigură serviciile de protocol. Fostul secretar a devenit o interfaţă între mediul intern, colegi, angajaţi şi mediul extern, clienţi, furnizori, mass-media. Imaginea companiei şi cea a managerului sunt strâns legate de felul în care asistentul ştie să comunice şi să se facă plăcut.
Calităţi necesare
Assistant managerul trebuie să fie loial, să păstreze secretul de serviciu şi să apere interesul firmei. Trebuie să dea dovadă de precizie atunci când ţine evidenţa documentelor şi acurateţe când gestionează informaţii şi ia decizii. Altă calitate apreciată de şefi este punctualitatea atât la serviciu, cât şi la întâlnirile organizate, iar simţul estetic poate crea ambianţă la locul de muncă. Ţinuta secretarei trebuie să fie impecabilă de la îmbrăcăminte, încălţăminte şi până la coafură şi produsele cosmetice folosite, iar politeţea şi modul în care vorbeşte arată de fapt ce fel de om este managerul. Şi memoria este o calitate necesară asistentei pentru că aceasta trebuie să reţină informaţii utile pentru firmă, nume de persoane şi instituţii, fizionomia colaboratorilor, adrese şi alte asemenea date. Munca de secretariat implică discuţii pe diferite teme cu numeroase persoane, iar o asistentă cu o cultură generală bogată este benefică pentru firmă.
Avansare la personal assistant
Aspectul fizic este un atu la interviul de angajare pentru un post de assistant manager, dar un manager întreprinzăror pune mai întâi de toate eficienţa şi inteligenţa şi testează capacităţile de dactilografiere şi comunicare. Aşa că, dacă doriţi un job de assistant manager trebuie să fiţi în permanenţă agreabile, să aveţi simţul umorului şi să fiţi discrete în ceea ce priveşte bârfele de la birou, afacerile şi problemele personale ale şefului. Un job de assistant manager vă poate ajuta să avansaţi rapid în firmă şi să fiţi la curent cu toate noutăţile din mediul în care lucraţi. „Assistant manager este un job de tranzit pentru că o persoană competentă nu rămâne foarte mult timp pe un asemenea post. Se poate avansa rapid, iar experienţa dobândită la secretariat poate ajuta în toate joburile viitoare. Piaţa forţei de muncă este foarte ofertantă în acest domeniu“, a explicat Ana Coman, consultant HR din Craiova. Secretara este omul din umbră, care, în timp scurt, îi poate câştiga încrederea şefului şi poate deveni personal assistent.
Nota curentă: 3.6 din 10 voturi
Gazeta de Sud nu este responsabilă juridic pentru conținutul comentariilor. Mesajele care conțin amenințări și cele vulgare, xenofobe sau rasiste nu sunt permise.
- de Popeci:
Angajez assistent manager, buna cunoscatoare limbi, inaltime peste 1.75m fara toace, greutate 50-55kg, marimea minima la sutien 36C, capabila sa-si indeplineasca atributiile de serviciu in orice pozitie, dornica sa lucreze si peste program, buna in satisfacerea clientilor importanti si controlorilor de la garda financiara, sa nu aiba nici o religie si nici prejudecati, de preferat blonda sexy bisexuala cu ochii albastri, depilata sau macar rasa in partile esentiale. Mai trebuie sa stie sa foloseasca PC-ul si camera web ca sa putem comunica cand sunt plecat cu Delia in vacanta. Studiile nu sunt chiar asa de importante daca indeplineste conditiile de mai sus. Salariu 100 000 euro pe an. Va rog sa trimiteti CV-urile cat mai repede si nu uitati sa atasati cel putin zece poze imbracata sexy si cel putin cinci dezbracata. Popeci SA este firma serioasa si nu face discriminari asigurand egalitate intre toti candidatii indiferent de sex, religie, nationalitate, rasa sau orientarea sexuala. Popeci SA multumeste tuturor candidatilor care vor trimite CV-uri dar numai cei care vor fi selectati in urma vizionarii pozelor vor fi testati. - de Popeci:Am omis o conditie din anunt si imi cer scuze. Nu trebuie sa aiba mai mult de 25 de ani caci firma Popeci SA nu face discriminari nici dupa varsta.
- de Popeci:Draga "eu" ai mare dreptate. Sunt foarte suparat ca am pierdut postul la concurenta cu una ca tine care a intrunit toate conditiile din anunt. Oricum te felicit ca ai fost mai buna.
- de Dori:Dragilor, se pare ca nu stiti despre ce vorbiti sau aveti mai mult noroc... Lucrez ca Secretara(Assistant Manager - ca suna mai bine, dar tot acolo ajungi pentru ca nimeni se pare ca nu stie diferenta) de ~5 ani. In acest timp am schimbat cateva firme pt ca de la acest post nu te avanseaza nici daca esti profesionist adevarat si nici daca-ti faci unghiile... Devii la un moment dat "mama" firmei care are grija de toata lumea si ajungi sa o faci cu brio luand tot mai multe artibutii. Intr-un timp f scurt volumul de munca se dubleaza, stai si peste program ca sa reusesti sa-ti termini noile atributii de care nimeni nu ti-a spus la angajare... De la 3 firme am plecat in momentul in care am cerut macar marire de salariu (pentru ca de avansare nu se putea discuta: "conteaza sa ai o secretara ordonata, etc.") si mi s-a promis la anul sau au dat din umeri. Paradoxal e faptul ca majoritatea nu avanseaza in cadrul firmei, ci cauta oameni specializati din afara. In concluzie: Daca esti o persoana muncitoare si nu "politica" - o sa fii apreciata in tacere ca sa nu-ti justifice cerintele salariale, cu salariu mediocru (pentru ca desi firma are o mare nevoie de tine, nu aduci nici-un profit si deci financiar faci doar paguba), o sa ai tot mai mult de munca pentru ca o sa inveti "mersul" in firma si multi vor apela la tine... Prin urmare ai de ales: Daca esti o persoana comoda si temorata de nou - te complaci; daca nu, si stii ca poti reusi oriunde, pleci! Bine, sa nu uitam ca traim in Romania, concurenta si cheltuielile au crescut f mult si profiturile nu mai sunt aceleasi, dar salariile trebuiesc crescute (la unii angajati) si deci se reduce nr angajatilor sau creste afacerea fara sa mareasca corespunzator nr angajatilor... si cei care mai raman prin firma muncesc pentru 3 oameni cu salariu de 0,5! Un sfat: daca in continuare postul de Assistant Manager (nu secretara) va tenteaza, asigurati-va, cel putin, ca in firma exista o persoana (secretara, receptionera, registratura, etc) care sa acopere o parte din atributiile administrative, altfel nu o sa aveti timp sa va interesati de evolutia firmei prin viziunea "Manager-ului" pentru ca sunteti prea ocupat(a) cu problemele interne cotidiene... Eu inca mai caut locul unde acest job este apreciat cu adevarat si unde se poate avansa datorita muncii depuse si nu vorbelor dulci... Mult succes!
