Instituţiile şi companiile apelează de nenumărate ori la serviciile de arhivare deoarece, prin delegarea administrării documentelor, se pot reduce în mod semnificativ costurile prin depozitarea documentelor şi înregistrărilor în afara sediului. Avantajele externalizării serviciilor de arhivare constau în faptul că instituţiile vor avea mai mult spaţiu la dispoziţie, documentele se pot accesa oricând, se îmbunătăţeşte eficienţa activităţilor companiei, siguranţa administrării documentelor şi conformitatea şi se reduc costurile cu personalul.
Conform unui studiu realizat de site-ul licitaţia.ro, în anul 2014 s-au publicat un număr de 27 achiziţii pentru contractarea de servicii de arhivare, având o valoare totală de 30.397.360 de lei. Şi în anul 2015, în perioada ianuarie-martie s-au înregistrat deja un număr de 14 achiziţii, cu totalul de 2.734.422 de lei.
Anunţurile pentru achiziţia de servicii de arhivare se publică atât pe SEAP, cât şi pe site-urile primăriilor, consiliilor judeţene, în presă, etc. Toate aceste surse sunt monitorizate zilnic de echipa licitaţia.ro şi transmise prin alertă către abonaţii serviciului nostru de monitorizare licitaţii. Astfel, acest domeniu de activitate poate fi o oportunitate foarte bună de afaceri.
În anul 2015, licitaţia cu cea mai mare valoare estimată, monitorizată de licitaţia.ro, a fost organizată de către Oficiul Naţional al Registrului Comerţului pentru achiziţia de servicii de depozitare şi gestionare a cutiilor cu documente şi servicii conexe. Valoarea contractului a fost de 2.678.002 de lei, la care s-a adăugat şi TVA. Licitaţia a avut loc în data de 27.02.2015.
Pentru a desfăşura activitatea de arhivare nu sunt necesare numeroase resurse, sunt doar câteva cerinţe minime care trebuie respectate, specificate în Normativul privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de arhivă.
Prevederi privind arhivarea şi păstrarea registrelor şi a documentelor financiar-contabile se regăsesc în Secţiunea F din Normă metodologică de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobată prin OMEF 3512/2008.
Potrivit acestora, persoanele prevăzute la art. 1 din Legea 82/1991, republicată, au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate. Păstrarea registrelor şi a documentelor justificative şi contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, după caz.
Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică Publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr. 345/2007 este cea care reglementează şi stabileşte regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării şi utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică.
